Contabilidad

Contabilidad gyaIishitaIP,03 Ac•Ka5pR 02, 2010 17 pagcs Control Definición Para entender a que se refiere el control, es útil formular la siguiente pregunta: ¿Están guiados los esfuerzos administrativos a la realización deseada de los objetivos? para responder a esta pregunta se necesita la evaluación de los resultados. Si los resultados no están dentro de los que razonablemente se espera, se aplican medidas correctivas. Esta evaluación y corrección, si es necesaria, constituye el trabajo del control administrativo. La finalidad del control es asegurar que las actividades que se realizan, concuerden con los planes.

El control debe estar relacionado con las acciones actuales. En otras palabras, se refiere a una regulación de lo ue esta sucediendo en el momento. PACE 1 ori? Importancia del Cont to View nut*ge Aunque la función de ntro lugar de la lista de la responsabilidades bá e halla en el último as, es una de las que administra su negocio. En muchos aspectos se le puede considerar como la esencia de la administración. Es la función que da significado y profundidad a las demás funciones. La importancia del control se basa en el hecho de que la labor del empresario consiste en lograr los resultados en cada área funcional de la empresa.

Aunque es el personal el que debe realizar el trabajo, corresponde al empresario la responsabilldad de los resultados. Debe desarrollar y utilizar el sistema de control para asegurar el nivel deseado de logros; dicho sistema le permitirá saber en todo momento y sin contra Swlpe to vlew next page contratiempos si el trabajo es adecuado. El Control Aplicado a las Áreas Funcionales de la Empresa El control, al igual que la planificación, se relaciona con la empresa en general. Se puede hablar de control hasta en un sentido amplio como en uno especifico, según se relacione con actividades de producción, administracion de personal, mercadeo

Y finanzas. Área de Mercadeo Es el control que examina la planificación de ventas, comparando las ventas previstas y las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado. Área Financiera Se refiere principalmente al control de Ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los registros contables y el comportamiento de los costos en relación a la producción de ventas. Área de Producción Es el control que examina si se han producido los artículos en la cantidad y calidad planificada, respetando los costos establecidos. Área de Personal

Este control evalúa las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina tanto la aplicación de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral. Formas de Control Los medios que comúnmente se utilizan para obtener los datos necesarios a fin de evaluar el desempeño del equipo al trabajo, son los siguientes: Observaciones Personales El método de observaciones personales significa ir al área de actividades y tomar nota de lo que se esta haciendo. La calidad de trabajo, las actitudes de los empleados y la operación en general son los tipos de cosas que podrían observarse.

Los contactos directos dan una i general son los tipos de cosas que podrían observarse. Los contactos directos dan una imagen intima de lo que sucede y cierta sensación de satisfacción al ver que se hace el trabajo y hablar con quienes lo desempeñan. El único inconveniente de esta forma de control es que requiere mucho tiempo del empresario, lo que le obliga a no entender adecuadamente el resto de sus funciones. Reportes Verbales Este medio de medir el desempeño se puede llevar a cabo por medio de entrevistas o reuniones de grupo.

Por este medio el empresario no solo se enterara de lo que sucede, sino que ambién puede hacer sugerencias y ayudar en otra forma. Los Reportes verbales conservan ciertos elementos del método de observación personal, porque la información se transmite verbalmente y se incluye el contacto personal, las expresiones faciales, tono de voz y la evaluación general del desempeño pueden ser observados y se pueden hacer preguntas para aclarar cualquier malentendido o para obtener información adicional. Este tipo de control tiene la inconveniencia de que no queda registro escrito de lo informado.

Reportes Escritos Son los reportes elaborados por los subalternos, presentando n resumen por escrito de las actividades llevadas a cabo en un periodo determinado. Al mismo tiempo estos reportes proporcionan una información permanente para su comparación o estudio en alguna fecha futura. A menudo, los reportes escritos están complementados por los reportes verbales y las observaciones directas. Aspectos Fundamentales del Proceso de Control 1 . Tener información suficiente de la actividad que se re Fundamentales del Proceso de Control 1 .

Tener información suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar; 2. Realizar el control en el momento oportuno; 3. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores; 4. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite Control de la producción 1. LA FUNCION DE CONTROL EN EL AREA DE LA PRODUCCION En este capítulo vamos a estudiar las principales herramientas con que cuentan los gestores de la empresa para llevar a cabo el control de las actividades productivas.

Ello requiere que previamente se disponga de una adecuada planificación de la producción con el fin de que sea posible comparar lo previsto en los planes con lo que realmente ocurre. El control de producción utiliza técnicas espec[ficas. Una de las principales es el PERT (Project Evaluation and Review Techique), que representa gráficamente la actividad o proyecto que se quiere controlar. Grafos: gráficos compuestos por círculos unidos por flechas, especialmente adecuados para establecer relaciones de prelación entre unas actividades que componen un proyecto y otras.

Otra de las técnicas son los gráficos de Gantt. 2. EL MÉTODO PERT 2. 1 Características de los proyectos. Para poder ejercer un adecuado control mediante el método PERT se ha de dar un determinado orden de realización entre todas las actividades que componen un proyecto, orden que ha e tener una especlficacón y descripción rigurosas, si se quieren controlar adecuadamente. ‘k Las actividades que determinan el comienzo y el final del proyecto deben adecuadamente. * Las actividades que determinan el comienzo y el final del proyecto deben estar perfectamente definidas.

Es necesario haber definido exactamente la totalidad de las actividades que deben ejecutarse para realizar el proyecto. Es necesario fijarlas relaciones de prelación que las distintas tareas hayan de tener entre sí; es decir, ha de conocerse que trabajo o trabajos deben haber terminado para poder comenzar tro u otros. * Las actividades deben ser independientes entre sí, o lo que es lo mismo, cada actividad ha de poder realizarse, dadas las condiciones requeridas, con independencia de que otras se estén, o no, ejecutando. . 2 La representación gráfica de un PERT 2. 2. 1 Definiciones previas. Grafo: Figura geométrica formada por un conjunto de círculos que reciben el nombre de vértices o nudos y por un número determinado de segmentos o líneas que unen los nudos y que reciben el nombre de aristas. Cuando una arista indica la dirección del segmento se dice que es una arista orientada entre os nudos, forma un arco y se representa por una flecha. Cuando en una sucesión los nudos están orientados forman un camino.

En el grafo PERT, los nudos representan situaciones, sucesos, acontecimientos o etapas del proyecto que se representa y las flechas se refieren a las actividades, trabajos, tareas u operaciones que componen el proyecto. Actividades ficticias: significa que su tiempo de ejecución es cero, al no constituir una actividad real no se tarda nada de tiempo en realizarse, se representan por líneas de puntos y se designan con una letra f mnúscula co una letra f minúscula con un subindice que indica el número de rden de ese tipo de actividades. 2. 2. 2 Los distintos tipos de prelación entre actividades.

En un proyecto productivo que se desee controlar, y por tanto en el grafo que se representa, se pueden controlar los siguientes tipos de prelación entre las actividades que lo componen: * Lineales: a un nudo llega una sola flecha y del mismo nudo parte sólo una, es necesario que una actividad termine para que comience otra. * Convergentes: a un nudo llegan dos o más flechas y sale sólo una, dos actividades han de terminar para que pueda comenzar la siguiente. * Divergentes; a un nudo llega una sola flecha y de él parten dos más, es necesario concluir una actividad para que comiencen dos o más. Mixtas: a un nudo llegan dos o más flechas y de él parten dos o más, han de terminar dos actividades antes de que, a su vez, puedan comenzar dos o más. * Representación completa de un proyecto VER FIGURAS AL FINAL DEL PRESENTE CAPÍTULO La duración del proyecto Para que un proyecto de producción sea controlable a través de método PERT es necesario, como se ha visto anteriormente haber planificado las actividades o tareas que lo integran, pero además es preciso realizar una estimación de los tiempos de duración de ada actividad planificada en el proyecto.

Lo primero que hay que tener en cuenta es la relación entre la duración total del proyecto y la duración del conjunto de actividades que lo componen, una vez determinados los tiempos de todas y c conjunto de actividades que lo componen, una vez determinados los tiempos de todas y cada una de las actividades por separado es necesario conjugarlos con el desarrollo de las mismas en el proyecto, para poder determinar el tiempo de ejecución total, el cual vendrá dado por el tiempo que transcurra entre la ejecución del proceso inicial y del suceso final.

El disponer de la duración de cada actividad nos permite estimar en el método PERT dos dimensiones de medidas temporales distintas: los tiempos «early» y los tiempos «last» 2. 3. 1 Los tiempos «earlY’ Se denomina tiempo early de un nudo a lo más pronto que se puede llegar a la situación que representa dicho nudo; es decir, al número mínmo de unidades de tiempo que se requieren para que todas las actividades anteriores a la situación representada por el nudo hayan sido terminadas.

Para determinar el tiempo early de cada suceso (o nudo) se considera como momento cero el inicio del proyecto y por lo anto el tiempo early del primer nudo siempre será cero. A continuacion se estiman los tiempos early correspondientes a los demás nudos teniendo en cuenta todas las flechas que llegan a un nudo cualquiera (j) sumando al tiempo early del nudo de origen de cada flecha que llega (l) el tiempo de realización de la actividad que va desde el nudo (i) al nudo (j) en cuestión y tomando siempre el máximo de todos estos tiempos.

Es decir, es necesario determinar el tiempo que transcurre desde cada uno de los nudos de los que parten flechas que llegan al nudo de destino, para lo que hay que hay que sumar el tiempo early de ada nudo de origen al tiemp cada nudo de origen al tiempo de realización de la actividad que une dicho nudo con el de destino y quedarse con el tiempo más alto de todos.

Para representar los tiempos early calculados en cada nudo de nuestro grafo PERT, y teniendo en cuenta que a continuación deberemos determinar los otros tiempos, los tiempos last, y que por tanto habremos de dejar un espacio para ellos, dibujaremos el grafo nuevamente incluyendo dos líneas en forma de T dentro de cada nudo. En la parte superior de la T escribiremos el número del nudo, en la parte izquierda el tiempo earlyy reservaremos a parte derecha para anotar el tiempo last cuando lo tengamos calculado. . 3. 2 Los tiempos «last» El tiempo last indica el momento de tiempo más tarde en el que puede ocurrir un suceso representado por cualquiera de los nudos de un grafo PERT. Es decir, la fecha más tardía en que se puede llegar a la situación representada por un nudo sin que se resienta la duración total del proyecto; o lo que es lo mismo, el número máximo de unidades de tiempo que se requieren para que todas las actividades anteriores a la situación descrita por el nudo hayan sido terminadas.

Para calcular los tiempos last correspondientes a los demás udos se procede de atrás hacia delante, partiendo del último nudo del proyecto, es decir, en la dirección contraria a la que hemos utilizado para el cálculo de los tiempos early. El punto de partida lo constituye el nudo final cuyo tiempo last es igual a su tiempo early. Una vez conocido por principio el primer tiempo last opera hacia su tiempo early.

Una vez conocido por principio el primer tiempo last opera hacia atrás, restando al nudo de llegada de cada flecha el tiempo requerido por la actividad que une los dos nudos, en el caso de que ambos nudos estén unidos por una sola flecha. Cuando de un nudo salen dos o más flechas habrá que efectuar este cálculo para cada una de ellas; una vez hecho esto elegiremos como tiempo last del nudo en cuestión el mínimo de todos ellos. * El camino critico Se llama camino crítico al más largo de los que unen el nudo inicial y el final, su duración indica el tiempo mínimo posible de ejecución de la totalidad de las actividades del proyecto.

Los nudos cuyos tiempos early y last coinciden se llaman nudos críticos; las actividades que unen los nudos críticos se llaman actividades criticas y la sucesion de actividades críticas conforman l camino crítico del PERT. Las actividades críticas reciben tal nombre porque no admiten retrasos en su ejecución; ello implicaría un retraso igual en la terminación del proyecto. * LOS GRÁFICOS DE GANTT Esta técnica, que se denomina gráficos de Gantt en honor a su creador Harry L.

Gantt, es muy apropiada para poder establecer un control que permita el seguimiento de todas y cada una de las actividades que componen un proyecto, de manera que facilite la supervisión de los tiempos de ejecución de las tareas, así como detectar anticipadamente las que van a sufrir retrasos respecto a a duración prevista. Consiste en la representación en un eje de coordenadas de las tareas de un proyecto cualquiera mediante rectángulos cuya longitud varía en función coordenadas de las tareas de un proyecto cualquiera mediante rectángulos cuya longitud varia en función de la duración estimada para cada una.

En el eje de abscisas se representan los tiempos de ejecución de las actividades variando desde cero hasta el tiempo total del proyecto. En el eje de ordenadas se representan las actividades del proyecto, dándole a cada una de ellas una longitud proporcional a su duración. Una vez que se dispone del gráfico de Gantt dibujado y comienzan a ejecutarse en la práctica las distintas tareas que van a ser objeto de control, se van sombreando los rectángulos correspondientes a medida que se va avanzando en cada actividad, de manera que se puede controlar en tiempo real la evolución del proyecto.

Capítulo 28 Control de recursos humanos 1. INTRODUCCIÓN Vamos a tratar en este último capítulo una cuestión delicada, pues reúne en una sola tarea dos aspectos importantes: el control y las personas. El área de recursos humanos es la única en la que la labor de ontrol no se limlta a ser un área más de la administración de la empresa, sino que se extiende a las personas que constituyen su personal y a otros agentes externos de la misma. . LAS ACTIVIDADES DE CONTROL EN LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS. Cuando mediante las tareas de control se detectan desviaciones o se comprueba que la marcha de los planes no va proporcionando los resultados deseados, se modificarán algunos de los objetivos iniciales o algunas de las actuaciones previstas en los planes y programas. 2. 1 Los centros de control y autoridad. Un área de control y autoridad esta constituida