Elaboracion recibo provisionel de caja

Elaboracion recibo provisionel de caja gy Rassebas 110R5pA 16, 2011 8 pagcs MANUAL PARA LA ELABORACION DEL RECIBO PROVISIONAL DE CAJA VIA INTERNET INTRODUCCION Es un hecho que el ciclo de la venta se perfecciona cuando se hace efectivo el recaudo. Hasta tanto esto no suceda, simplemente la mercancía ha cambiado de bodega. El hecho de haber logrado la aprobación de un pedido no es la muestra de la efectividad del vendedor.

Es apenas una fase del proceso y por lo tanto, desentenderse de la cobranza sería como dejar inconclusa una faena. org Es por eso que cada Sv. ipeto le han asignado la re entas y que liquidan que se haga efectivo e empresas que nza a su fuerza de embros, sólo hasta De la misma manera, son cada vez más numerosas las organizaciones que le imparten entrenamiento especializado al equipo de cobranzas para que puedan realizar su labor de recaudo, de un modo más profesional. or lo anterior y con el fin de actualizarnos en la nueva era tecnológica del siglo XXI, además de recordar sumaria y ordenadamente lo que se ha manifestado con extensión, se ha elaborado este manual como un elemento principal para el control y buen funcionamiento del área de las cuentas por obrar, pensando en las necesidades específicas de nuestro Departamento de Crédito y Cobranzas, así como las necesidades y pronta actualización de la cartera por parte de nuestros como útil para clarificar un nuevo plan de acción, mejorar más aún sus conocimientos y orientarlos a ser más eficientes.

Las normas y explicaciones que en él encontrarán, son lo suficientemente objetivas y claras, confiando con ello producir los resultados que todos esperamos de su correcta aplicación. No es necesario abundar en argumentos acerca de la importancia que tiene para cualquier negocio su liquidez, pues lla es indispensable para que la empresa pueda cumplir sus compromisos, atender sus obligaciones fiscales, pagar a sus proveedores, cubrir la nómina, etc.

Es decir para poder operar. Recordemos que los elementos básicos del cobro son: Arte: Es la facilidad de expresión. Actividad humana que expresa lo material y suscita emociones manejando lenguaje corporal. Técnica: Placer de cobrar. Conjunto de procedimientos de que sirve el arte. Estratega: Habilldad desarrollada para dirigir sus cobros. Es el arte más la técnica. El uso permanente de el arte, técnicas y estrategias del recupero esarrollan las habilidades comerciales.

Los elementos de la estrategia: Plan: Proyecto anticipado para realizar un cobro. preparar el terreno Conocimiento detallado del caso a cobrar Táctica: Cobranza personalizada. Vulnerabilidad sicológic Pago al que más cobre Precierre de la venta Una tercera persona Factor sicológico relevante profesional especializado Método: Proceso de obrar con orden Conjunto de operaciones ordenadas para lograr el finiquito de la cobranza.

Factores endógenos del método – Actitud positiva – Transmitir mensaje de urgencia – Principios de negociación – Lenguaje corporal Inteligencia emocional – Análisis introspectivo ( Resumen general) Factores exógenos del método – Hay un momento oportuno para recaudar tómelo o déjelo – Insolvencia real – Insolvencia económica – Culpable del no pago Con estas ideas recomendamos y sugerimos que todos los vendedores de nuestra empresa estudien y examinen el contenido de este manual y lo mantengan al alcance para futuras referencias.

Debe observarse especial cuidado al elaborar los Recibos Provisionales de Caja, ya que cualquier información errada será rechazada por el computador y no lo dejará enviar al Departamento de Cartera requiriendo así mayor tiempo por parte del vendedor para investig I rechazo. 31_1f8 “usuario” y “contraseña”; deben digitar en usuario la palabra ‘Vendedor ( en letra minúscula) y en la contraseña la palabra “ventas 1×1” ( en letra minúscula) en la palabra “aceptar” se debe dar “click” y aparecerá el Recibo de Caja provisional.

Como nota importante para tener en cuenta todos los datos que se solicitan en las casillas deben ser diligenciados, de lo contrario el recibo no pasará al Departamento de Cartera como lo advertimos anteriormente. Para pasar de un campo a otro oprima la tecla de tabulación. Los datos enunciados a continuación deben ser los mismos que figuran en la cartera: Razón Social – Teléfono – Dirección – Código Cliente — NIT – Vendedor – Fecha Factura – Fecha Vencimiento – Factura – Valor Factura.

Si por algún motivo la Razón Social, Teléfono, Dirección y/ o NIT cambian, se debe enviar información por separado al Departamento de Crédito y Cobranzas con el fin de proceder a su actualización. Valor Consignado: Se debe digitar el neto según recibo de consignación (sin puntos ni comas). Banco: Debe anotarse el nombre del banco en el cual se hizo la consignación

Al abrir la sguiente pestaña aparecen las palabras “Sede” y “No Sede” El objetivo de estas dos palabras es la siguiente: a) Cuando el cliente está d itorio Wo sede principal debe señalar la palabra “No Sede” Fecha Factura: Debe anotarse la fecha de emisión de la factura que se va a cancelar (día/mes/año) Fecha vencimiento: Debe anotarse la fecha en que se vence la factura (día/mes/año) Fecha Consignación: Debe anotarse la fecha exacta que aparece en el recibo de consignación. (Dicha fecha sera verificada con el informe diario del banco en Occired, Redbogotá y/o Transferencia Electrónica).

El día, mes y año deben estar separados con slach (O Valor factura: Debe anotar el valor de la factura que aparece en cartera sin utilizar puntos ni comas Valor Abono: Si corresponde a un valor abonado debe anotarse la cantidad sin utilizar puntos ni comas Concepto: Al abrir la pestaña encontramos: CANCE: SI es por cancelacón total de la factura ABONO: Si es por abono a la factura APLNC: Si es por Aplicación de Nota Crédito CANNC: Si es por Cancelación de Nota Crédito CANND: Si es por Cancelación Nota Débito (Cheques Devueltos) ANTIC: Si es por Anticipo Cuando corresponda a un anticipo las fechas de factura y encimiento serán las mismas de la fecha de consignación. Descuento: Si al cliente se le ha concedido un descuento, debe anotarse el valor total del descuento sin puntos ni comas. Retefuente: Si el cliente liq • n en la Fuente, simplemente posicione el Sl_1f8 ecuadro y le da clic. Contribuyente y este liquida la Retención del 50% del valor del IVA debe posicionar el cursor en el recuadro y darle clic. Reteica: SI el cliente está clasificado por la DIAN como Gran Contribuyente y este liquida la retención del 1 1. 04/1000 del valor de la factura, debe posicionar el cursor en el recuadro y darle clic.

Los valores Retefuente, Reteiva, Reteica, Valor Neto Recibido y Comisión son calculados directamente por el sistema; por lo tanto no trate de colocar valor alguno en las casillas ya que no lo acepta ni lo permite. Los campos están diseñados para la cancelación de diez (10) facturas, pero si por razón alguna el cliente cancela mas de las diseñadas entonces se debe proceder de la siguiente manera: En la parte inferior izquierda del recibo se encuentra un campo donde dice “agregad’; posicione el cursor en ese campo y digite el número necesario de facturas que hagan falta. Ejemplo: 1-2-3-4-5-6 etc. Pero si por error agregó facturas innecesarias restablezca nuevamente a diez (10) facturas.

La nota que se encuentra en la parte inferior del recibo “Es necesario presionar dos veces el botón “calcular recibo” para que el cálculo sea correcto” se debe advertir la diferencia entre “presionar dos veces” al “doble clic”. Se debe posicionar el cursor en el recuadro “Calcular Recibo” y darle un click. esperar un momento y volver a posicionar el cursor en “Calcular Recibo” y darle nuevamente click; así el Recibo queda calculado y se procede a enviarlo al Departamento de Cartera; para este paso es ueda calculado y se procede a enviarlo al Departamento de Cartera; para este paso es necesario posicionar el cursor en “enviar recibo al Departamento de Cartera” y darle click.

Si por algún motivo existe error al momento de digitar los datos por parte del vendedor el recibo no pasará al Departamento de Cartera y el sistema enviará un mensaje al vendedor que dice “error en datos” Posibles errores: No fueron llenados todos los campos No coincide el valor consignado con el valor total recibo. Después de enviar el recibo al Departamento de Cartera tiene las opciones de imprimir su recibo con el fin de obtener una opia con un dígito de verificación; si este digito no aparece en la copia del vendedor y al reclamar al Departamento de Cartera por pérdida del recibo significa que el recibo no fue enviado correctamente; y la otra opción es la de elaborar un nuevo recibo.

APLICACIÓN DE NOTAS CREDITO Cuando se aplica una Nota Crédito a una factura total se debe proceder de la siguiente manera: Cancelar la factura Aplicar la Nota Crédito a la factura cancelada; en este momento el sistema le genera el valor aplicado con signo negativo. El sistema le exige el número de factura; debemos digitar el número de la Nota Crédito. Cuando los impuestos o descuentos son ajustados en la aplicaclón de la Nota Crédito deben hacer el señalamiento de dichos ajustes; pero si en su defecto dichos impuestos o descuentos no fueron ajustados no se deben señalar y por lo tanto el cliente tendrá la obligación de certificar a Tex ajustados no se deben señalar y por lo tanto el cliente tendrá la obligación de certificar a Textiles 1×1 S. A y ante la DIAN el valor total retenido sin tener en cuenta los ajustes por devoluciones.

MAYOR VALOR CONSIGNADO POR EL CLIENTE No es raro encontrarnos con recibos de consignaciones superiores al pago de las facturas. En caso que el valor sea mínimo e insignificante es decir no considerable se debe proceder de la siguiente manera: Debe digitarse en una casllla con las fechas de factura y vencimiento igual a la fecha de la consignación con un número de factura entre uno y diez; el valor será el mayor valor consignado y el concepto será “cance”. En caso que el valor sea significante es decir considerable para el cliente se debe proceder en la misma forma anterior pero el concepto será “antic”. TE,XTILES IXI S. A. JOSE E. STROH Presidente JONATHAN STROH Gerente General SALOMON STROH Gerente Administrativo 81_1f8