ESTUDIO ORGANIZACIONAL
UNIVERSIDAD CATOLICA DEL TACHIRA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y ECONOMICAS ESCUELA DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA PUBLICA ESTUDIOS ORGANIZACIONALES OF34 next pase Realizado por: Romero P. Claudia N. C. I. 22. 681. 936 Exp: 49594 5to «K» INTRODUCCION La necesidad de información que tienen los órganos directivos de la empresa para llevar a cabo su toma de decisiones es como la necesidad que tiene un cirujano de obtener la información adecuada para diagnosticar la situación del paciente y luego poder intervenir si lo cree necesario.
Los directivos necesitan asi ismo saber cuál es la situación de la empresa en cada momento para después tratar de «operar» de la mejor forma posible. El éxito del análisis previo y las decisiones tomadas dependerán establecimiento de estas relaciones, se requiere de la evaluación económica. En general, la utilidad de la evaluación de proyectos, es analizar las acciones propuestas en el proyecto, a la luz de un conjunto de criterios.
Este análisis estará dirigido a verificar la viabilidad de estas acciones y comparar los resultados del proyecto, subproductos y sus efectos, con los recursos necesarios para lcanzarlos. QUÉ ES UN PROYECTO? Definición • Plan para la ejecución de una cosa. • Conjunto de escritos, cálculos, dibujos y gráficos para la ejecución de una obra. • Ideas, sueños, proposiciones. • Creatividad, innovación, dirección, disposición. • Planificación, metodología, estrategia.
El Proyecto hace referencia y está constituido por todo el complejo de actividades que despliega la empresa para utilizar recursos con el objeto de obtener beneficios. El Proyecto como componente del proceso de Planificación, constituye un instrumento importante, pues al utilizarlo permite lcanzar crecimiento y desarrollo en mayor grado, expresado ello entre otros por: una mayor producción, más empleos, mejor salud y otros indicadores que evidencian bienestar, progreso y mejoras en los niveles de 2 34 El Provecto facilita el proce e decisión, sobretodo ejecutarse o no.
Normalmente un Proyecto forma parte clara y distinta de un programa mayor, pudiéndose analizar como si fuera un solo proyecto, pero en términos generales, es mejor que los proyectos sean reducidos, cercanos al tamaño mínimo que resulte económica, técnica y administrativamente viable. El proyecto onstituye el elemento operativo más pequeño de un plan o programa nacional de desarrollo.
Presenta un punto de partida y un punto final específicos, que tiene por mira alcanzar objetivos también específicos. ESTUDIO ORGANIZACIONAL DE UN PROYECTO Definición: «La organización» ya sea para la etapa de instalación como para la fase de operación, corresponde a una estructura que garantice el logro de los objetivos y metas, en armonía con la naturaleza, el tamaño y complejidad de las necesidades y disponibilidades de recursos humanos, materiales, informáticos y financieros.
En el estudio organizacional se define el marco formal: el sistema de comunicación y los niveles de responsabilidad y autoridad de la organizacion, necesaria para la puesta en marcha y ejecución de un proyecto. Incluye organigramas, descripción de cargos y funciones y los gastos administrativos necesarios para el posterior estudio económico y financiero. ¿Qué considera el estudio organizacional?
El estudio organizacional y administrativo del proyecto considera la planeación e implementación de una estructura organizacional para la empresa o negocio, egresos de inversión y operación en a organización, estudio legal, aspectos comerciales, aspectos técnicos, aspectos laboral ibutarios y contratación. 34 Se determinan las ierarquí bilidades determinan las jerarquías y responsabilidades organizacionales, a través del organigrama del negocio, y analiza aspectos legales en cuanto al tipo de sociedad que se va a implementar y cuál es la normativa que debe cumplir el negocio acorde al giro de la misma. portancia Los estudios organizacionales representan el análisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar las unidades administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones.
El alcance de los mismos, comprende desde los cambios estructurales de la organización, hasta las menores modificaciones introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa, va desde la simplificación de trámites hasta la reforma total de la organización. De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios organizacionales pueden realizarse a en forma general para oda la organización y también en alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial.
El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la empresa, comprende un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, políticas, organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos, etc. A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones generales de la organizacion, comunes a varias área o unidades administrativas. El estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos 4 34 administrativas.
El estudio especiTico de alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial, se realiza con el fin de considerar posibles mejoras en sus métodos y procesos de trabajo, aunque se realiza en forma independiente no se puede descartar dentro del estudio el análisis de las relaciones existente con otros componentes similares de la organización. Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas unidades administrativas o puestos de trabajo, con la finalidad de provechar y mantener los sistemas de organización existente, pero sobre todo buscar el éxito de su funcionamiento.
Para que los estudios organizacionales obtengan los éxitos deseados es importante contar con la aprobación y apoyo de la alta Gerencia, así como la anuencia y simpatía de las autoridades del área objeto de estudio, y sobretodo con la participación del personal involucrado dentro del área, lo cual solamente se logrará si se les comunica adecuadamente, de lo contrario será inevitable encontrar resistencia al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio que se lleguen a formular.
Metodología de los estudios organizacionales Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización & Métodos deben contar con una metodología para su desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realización del mismo.
Planificación del estudio Recopilación de información Análisis de la información Elaboración y presentación del informe final mplementación y seguimiento Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse ación pr sin una cuidadosa planific mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa lanificación y preparación previa del curso de acción que habrá de seguirse para alcanzar su propósito.
El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización & Métodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo.
Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar los studios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.
El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos.
En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son: Determinar las necesidades especificas que existen dentro del campo de aplicación y la identificación del problema que requiere atención prioritaria. Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del problema. Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema.
Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver el problema, así como las técnicas administrativas Determinada la 6 34 serán necesarios para resolver el problema, así como las técnicas Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el bjetivo del estudio y practicada la investigación preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigación definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirán su desarrollo.
Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un informe que indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que se utilizará para resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va a realizar y por qué, en donde, cómo, cuándo y quienes lo harán, así como las acciones, los recursos, el iempo y el costo de su elaboración e implementación.
Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc. ) y de los hechos, datos e Informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a través de la descripción de los siguientes contenidos: Antecedentes y justificación del estudio Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener Alcance y limitaciones del estudio Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase del estudio El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de cada acción o fase del estudio Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la investigación La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y propósitos del plan El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del área objeto de estudio y a la aprobación de la alta erencia, quienes determinarán el costo-beneficio del proyecto, así como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza.
Es importante recopilar información general de tipo documental sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas, anuarios y estudios anteriores sobre el área o problema a evaluar, así como información específica del campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volúmenes de trabajo, descripción de los principales procesos, relación con tras dependencias, condiciones y características de la ubicación, espacios físicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella información que específica del área objeto de estudio. Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en el área objeto de estudio, evitará la formulación de impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones erróneas, falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes. En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger nformacion insuficiente o acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y alarguen inútilmente la duración de la investigación. Lo anterior solamente se podrá lograr teniendo siempre presente el objetivo d 8 34 investigación.
Lo anterior solamente se podrá lograr teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación con la finalidad de asegurarse de que los datos tienen relacion con el problema, detectar si de ellos se desprenden nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras. El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al omento de la observación de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita: Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen. Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados parciales con los planes y programas respectivos. Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo.
Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, onstituyen la mejor fuente de información para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio. Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la investigación documental, la entrevista, el cuestionario y la observación directa. La elección de las diversas técnicas está en función de los objetivos de la investigación, de la naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visión y criterio del Analista.
Independientemente a la(s) técnica(s) que se utilice, la labor de investigación debe afrontarse sin prejuicios por parte del Analista, sin opiniones preconcebidas, 34 sin opiniones preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fin de ganarse la voluntad y confianza del personal del área de estudio y estimular la participación activa en los trabajos que se realicen y no propiciar la resistencia al cambio por parte de ellos. Además es importante que dentro de esta etapa no se realice ningún tipo de ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser cumplidas para evitar actitudes y riterios desfavorables posteriormente. La investigación debe comprender la recopilación de los antecedentes y datos relativos a la situación actual del área evaluada. Entre los antecedentes se encuentran los aspectos jurídicos que se verán involucrados dentro del problema, los problemas similares que con anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento en un intento de resolver el problema. or lo que respecta a la situación actual, para el estudio organizacional es importante cubrir con aquella información que permita: Definir los objetivos del área afectada Conocer la estructura orgánica actual Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el problema en estudio. Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo, que tengan relación con el problema. Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y externas del personal, canales de comunicación. Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de organizacion, para someterlos a un proceso de análisis o examen critico que p 10 34
