Eventos deportivos
Eventos deportivos gy Miguelmma 110R5pR 16, 2011 22 pagcs La información y documentación deportiva y los grandes eventos deportivos Berta Cerezuela Centre d’Estudis Ol(mpics, Universitat Autónoma de Barcelona El Centro de Estudios Olímpicos y del Deporte publica trabajos en elaboración con el objetivo de facilitar su discusión científica. Su inclusión en esta colección no limita su posterior publicación por parte del autor, que conserva la integridad de sus derechos.
Este trabajo no puede ser reproducido, ni integra ni parcialmente, sin el permiso del autor. Este texto fue presentado en las Jornadas de Documentación Deportiva celebradas en Málaga en junio de 2003 organizadas por el Instituto Andaluz del Deporte. Ref. WP085 Berta Cerezuela – La los grandes eventos Para citar este docu PACE 1 o to View tación deportiva y erencia: Cerezuela, Berta (2003): La información y documentación deportiva y los grandes eventos deportivos [articulo en línea]. Barcelona: Centre d’Estudis Olímpics UAB. Consultado: dd/mm/yy] Disponible en: httpWolympicstudies. uab. es/pdf/wp086_spa. pdf [Fecha de publicaclón: 2005] @ 2005 Centre d’Estudis Olímpics CJAB 2 Berta Cerezuela – La información y documentación deportiva y os grandes eventos deportivos 1. Introducción consiguiente necesidad de una gestión y conservación eficiente. Finalmente y en tercer lugar, se presenta la experiencia en la información y documentación en la última edición de los Juegos Olímpicos de verano, en Sydney 2000. ara ilustrar los conceptos analizados en este texto se refiere principalmente a ejemplos relacionados con los Juegos Olímpicos, como el mayor evento deportivo a escala internacional, caracterizados por su compleja organización, tanto en términos de estructura organizativa, número de atletas participantes, eriodo de duración de las distintas fases, cobertura mediática, etc. , y por el alto impacto que tiene a todos los niveles (económico, político, deportivo, etc. ).
Los conceptos y métodos descritos en este texto podrán aplicarse a eventos deportivos de una complejidad y naturaleza organizativa de un nivel distinto. 2. Eventos y eventos deportivos: definición, tipología y principales características Shone (2001:4) define los eventos en general como «fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias y que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos establecidos de orma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar, entretener o retar la experiencia de un grupo de personas».
Como deriva de esta definición, un evento puede pertenecer a varias tipologías de actividades humanas (ocio, personal, cultural u organizativa), siendo el deporte una de ellas. Como ejemplo de diferentes tipos de eventos podemos encontrar una fiesta de cumpleaños, una muestra local de actividades económicas, conferencias empresariales, una fiesta de carnaval, las exposiciones universales, un campeonato nacional de natación o los Juegos Olímpicos. 2 OF ampeonato nacional de natación o los Juegos Olímpicos. Los eventos pueden también clasificarse en base al mercado o la audiencia a la que se dirigen.
Desde eventos internacionales, como los Juegos Olímpicos o la Copa del Mundo de Fútbol, a eventos dirigidos a una comunidad local, como un campeonato local de petanca, pasando por eventos a nivel regional, como los Juegos Panamericanos o a nivel nacional como un campeonato nacional de gimnasia (Roche, 2000). Esta clasificación incluye también el concepto de gran acontecimiento (mega event), que se define como: eventos culturales de gran escala (incluyendo eventos omerciales y deportivos), que tienen un carácter dramático, atractivos a la masa popular y de una significación internacional.
Normalmente están organizados por combinaciones variables de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales nacionales e internacionales (Roche, 2000: 1) 0 2005 Centre d’Estudls Olímpics IJAB Desde la perspectiva organizativa, los eventos, y concretamente los eventos deportivos, pueden ser organizados por una tipología vanada de organizaciones, tales como organismos nacionales deportivos, clubes, asociaciones, federaciones, empresas, instituciones educativas, etc.
Graham, 2001) Los eventos se caracteriza relativo de complejidad e incertidumbre asociados a concepto incertidumbre de información a generar. La complejidad de un evento hace referencia a su estructura organizativa. Dependiendo del grado de complejidad, requiere de los organizadores la aplicación de distintos niveles de gestión y la satisfacción de distintas demandas (Shone, 2001 Estos dos aspectos son de gran importancia al trabajar con eventos, ya que conllevan un cierto factor de riesgo en la organización.
Siguiendo a Shone (2001) podemos caracterizar los eventos, por os siguientes principales aspectos: unicidad, no repetitibilidad, intangibilidad, altos niveles de contacto personal e interacción, intensidad del trabajo y escala temporal limitada. Que los eventos se caracterizan por la «unicidad» significa que no son actividades rutinarias y que cada evento es diferente a otros, aunque pueda tratarse de un mismo tipo de evento.
Por ejemplo, aunque los campeonatos mundiales de atletismo siguen unas mismas pautas de organización, una edición difiere de la otra por el lugar de celebración, el número de participantes, las fechas de celebración, etc. Además de ser «únicos», los eventos son «irrepetibles», no pueden repetirse de la misma forma en posteriores ediciones. Una carrera atlética local, aunque sea organizada por la misma entidad, utilice la misma imagen corporativa, debe ser considerada por si misma, distinta a la edición anterior. Los eventos incluyen elementos intangibles y elementos tangibles.
Los primeros corresponden al producto principal del evento, por ejemplo la emoción de una competición. Los elementos tanglbles son productos complementarios de los primeros, como por ejemplo, los productos de merchandising. Los eventos requieren de elementos tangibles como elementos que generan opinión pública y que contribuyen a la creac de elementos tangibles como elementos que generan opinión pública y que contribuyen a la creación de la memoria del evento (Moragas; Moreno; Kennett, 2003). El público tiene una gran importancia en los eventos.
Podemos distinguir dos tipos de contacto que se establece con el público. Por una parte, se establece un contacto directo con el público que participa en el evento, y por otra parte, un contacto indirecto con la opinión pública en general. Ello implica la necesidad de lanificar cuidadosamente los servicios que han de ofrecerse al público. Un ejemplo son los servicios de información a los medios de comunicación, tanto acreditados como no acreditados, para la cobertura del evento. Los eventos tienen una escala temporal fija, con unas fechas de inicio y finalización delimitadas y no modificables.
Esta limitación temporal afecta tanto al ámbito organizativo, es decir durante las fases de planificación y organización del evento, como a la celebración propiamente dicha del mismo. 0 2005 Centre d’Estudis Olímpics UAB 4 Dependiendo del nivel de complejidad y unicidad del evento de la audiencia a la que se dirige, los aspectos organizativos y operativos pueden alcanzar niveles diferentes, afectando al número de personal, necesidades de comunicacón, número de unidades de trabajo, distribución territorial de las unidades, etc. . Los eventos deportivos: elementos a considerar desde la perspectiva documental s OF Tomando como base las c de eventos que nos información y la documentación generada por los eventos, y aplicándolas concretamente al campo del deporte, podemos destacar los siguientes aspectos: En primer lugar, en las fases de planificación de la estrategia de nformación y documentación de un evento, deben tenerse muy presentes la temporalidad, complejidad organizativa y necesidad de atención al público.
La estrategia de información de un evento es parte de una estrategia de información de una organización, el comité organizador, que se caracteriza por ser una entidad temporal, creada únicamente con el objetivo de organizar el evento. Esta organización, se caracteriza también por la variabilidad de su complejidad organizativa (estructura organizativa, número de empleados, necesidades de información, etc). La organización de un evento pasa por diversas fases, tal y omo se muestra en la figura 1 .
La estrategia de información y documentación definida para el evento ha de prever las necesidades de informaclón de la organizaclón y/o de los agentes externos al evento (patrocinadores, medios de comunicación, público en general) y diseñar sus sistemas de información teniendo en cuenta las necesidades específicas para cada fase. Figura 1. Fases del evento CANDIDATURA PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN ORGANIZACIÓN Cierre Evaluación Legado CIERRE Plan financiero, operativo, de márketing, etc.
Preparación y desarrollo de actividades 6 OF on la preparación y presentación de la candidatura al Comité Internacional Olímpico. Durante los 6 años previos a los Juegos, 0 2005 Centre d’Estudls Olímpics CJAB desde el momento de la nominación hasta el día de la ceremonia de inauguracion, se llevan a cabo las fases de planificación y organización. Los 15 días de celebraclón de los Juegos corresponden a la implementación del evento, y posteriormente, encontramos la fase de cierre y liquidación y los impactos de los Juegos.
Durante las distintas fases del evento, el número de trabajadores varía, sufriendo un crecimiento exponencial en la fase previa a a celebración y durante la celebración propiamente dicha. De forma similar, la cantidad de información generada puede llegar a alcanzar niveles muy altos en un breve espacio de tiempo. Por ejemplo, en junio de 1999, un año antes de la celebración de los Juegos de Sydney 2000, se introdujeron en el sistema de información un número aproximado de 2. 000 documentos, mientras que en junio de 2000, está cifra rozaba los 5. 000 documentos (Rizakos, 2001:32).
Los servicios de información que se ofrecen tanto a la organización del evento, como al público atendiendo el evento y/ informando del evento, deben ser cuidadosamente planificados teniendo en cuenta el nivel de complejidad de la organización y la necesidad de atención al público, proporcionándoles servicios que satisfagan sus necesidades informativas, con el objetivo de apoyar a la percepción y al duración del evento propiamente dicho, pero el impacto de su celebración puede durar ahos y ser de Vital importancia para la entidad organizadora, la ciudad o país sede, etc.
Siguiendo con el ejemplo de los Juegos Olímpicos, estos tienen un impacto en la economía, política, sociedad, cultura, urbanismo, etc. de la ciudad ede, así como pasan a ser un elemento en la historia de la misma y un objeto de investigación académica, como se describe posteriormente en este texto. El legado de los eventos no siempre es tomado suficientemente en cuenta por los organizadores en los procesos de planificación, organización y evaluación. Este legado puede abarcar diversas dimensiones, Incluyendo aspectos tanglbles como infraestructura, economía, etc. aspectos intangibles como la educación, el voluntariado, el saber hacer, etc. Estos elementos intangibles son «la fuerza conductora de aquellos tangibles para desarrollar un egado a largo plazo» (Moragas; Kennett; Puig, 2003: 490) 4. La información y documentación en los eventos deportivos Los eventos deportivos pueden llegar a generar un gran volumen de información y de documentación, y pueden ser considerados unos de los pnnclpales productores de documentacion deportiva.
La información y documentación que se genera en torno a un evento puede ser clasificada en dos grandes categorías. Por una parte, la información y documentación derivada de la prolífica producción de información del comité organizador y de otras instituciones implicadas en la organización del evento. Por otra parte, la bibliograffa que se genera a través de investigaciones independientes que se realizan principalmente con carácter comparatlvo. comparativo. 0 2005 Centre d’Estudis Olímpics CIAB Desde el momento de preparación de la candidatura o idea del evento, hasta la finalización o cierre del evento, se genera información y documentación en las fases de planificación, organlzación y ejecución del evento, asi como estudlos posteriores a la celebración del mismo, en las fases de evaluación y análisis de su impacto.
Esta información y documentación consiste en material de rchivo como documentación administrativa, informes técnicos y de impacto, revistas, memorabilia, material audiovisual, fotografías, mapas, asi como material electrónico como copias del sitio web del evento, sistemas Intranet, sistemas de gestión de resultados, sistemas de información al público, sistemas de información a los medios de comunicación, etc.
Desde el punto de vista del destinatario y la restricción del uso de la información y documentación, encontramos información dirigida exclusivamente al personal de la entidad organizadora, información dirigida a colaboradores o instituciones involucradas n la organización del evento e información dirigida al público en general. Si ponemos como ejemplo los Juegos Olímpicos de Barcelona’92, el archivo resultante de los Juegos está formado por 6. 100 cajas con documentación administrativa y técnica de HOLSA (entidad responsable de la infraest -ca), 29. 103 mapas de HOLSA, 5. 29 cajas de doc dministrativa V técnica responsable de la Olimpíada Cultural), la Oficina Olímpica (comité de candidatura) y otros organismos; material audiovisual producido por COOB’92, OCSA y RTO’92 (entidad de radio- televisión olímpica); dossier de prensa; y la bibliografía resultante e las investigaciones llevadas a cabo sobre los Juegos Olímpicos de Barcelona’92. Esta documentacion está albergada en el Archivo Municipal y en la Fundación Barcelona Olímpica. El Centre d’êstudis Olímpics (IJAR) dispone de un fondo especializado en Barcelona’92 con cerca de 1. 500 documentos.
Desde un punto de vista temático, la información generada por un evento deportivo puede abarcar los siguientes aspectos: la candidatura, la organización o modelo de gestión, el impacto económico y la financiación, los cambios urbanísticos, de infraestructuras e instalaciones necesarios para la realización, el arco político relacionado con la organización, la participación de los medios de comunicación, la tecnología utilizada, el simbolismo y actos o aspectos culturales, la imagen y el diseño, los atletas y los resultados deportivos, la participación social, etc.
La tabla 1 . muestra ejemplos sobre documentación generada por un evento deportivo, basándose principalmente en la información y documentación que forma el archivo de los Juegos Olímpicos de Barcelona’92. 0 2005 Centre d’Estudis Olímpics IJAB 7 Tabla 1. Documentación generada por eventos deportivos TEMÁTICA Candidatura 22
