PROTOCOLO FAMILIAR
PROTOCOLO FAMILIAR Es un compromiso redactado por los miembros de la Familia Empresaria, con el fin de poder alcanzar y asegurar a través de la actual y futuras generaciones el parámetro de éxito de la Familia Empresaria: Rentabilidad + Armonía Familiar. Es el instrumento que ayudará a la Familia a transformarse en una Familia Empresaria, unida por un futuro en común. Un protocolo familiar es un con•unto de rincipiosy reglas escritas, derivadas d entre la familia y el n empresaria. OF5 Svipe nextp e regulan la relación por una familia QUÉ DEBE CONTENER UN PROTOCOLO FAMILIAR?
Aunque como se ha dicho cada protocolo familiar sea diferente, lo que sí se puede es identificar qué aspectos tienen en común. Para que un documento de este tipo tenga resultados, los contenidos mínimos que debe describir están relacionados con: 1. Cómo van a ser las relaciones económicas y profesionales de los socios o miembros de la familia. 2. De qué manera se va a producir la entrada o salida de nuevos socios. 3. Cómo se gestiona y organiza la operativa del día a día en el negocio, es decir, quién asume cada rol y qué salario va a percibir or desempeñarlo. e estos órganos para la adopción de acuerdos 6. Cómo se va a designar al sucesor y qué criterios debe cumplir en cuanto a formación, experiencia y capacidades 7. Qué sanciones se adoptarán si no se cumplen las normas establecidas y acordadas entre todos. Teniendo claras estas pautas, cada familia deberá elaborar y consensuar un protocolo propio y adaptado, que cubra las principales incertidumbres y contribuya a crear un ambiente de seguridad y confianza entre los socios de la empresa.
Un protocolo familiar se compone de las siguientes partes y apítulos: Parte l: Introducción al protocolo familiar Parte II: Principios del protocolo familiar • Principios fundamentales • Marco estratégico y financiero • Valores familiares y empresariales parte III: Reglas del protocolo familiar • El trabajo de la familia • Normas de conducta y conflictos de intereses • Asamblea Familiar y Consejo de Familia • Junta General y Consejo de Administración • Finanzas • Sucesión • Propiedad • Responsabilidad Social • Otras reglas Parte IV: Aprobación, puesta al dia y legalidad del protocolo familiar levan a cabo los accionistas y futuros accionistas de la Empresa Familiar. Es esencial la participación de las próximas generaciones en la construcción de este documento, ya que todos van a firmarlo y comprometerse a cumplir con lo reglado. Se debe consensuar cada cláusula a redactar.
En la redacción del Protocolo Familiar no se debe votar por mayoría, no puede haber perdedores y ganadores, como todos los acuerdos Familiares se debe llegar al consenso, todos de acuerdo, y hablar, discutir y reflexionar todo el tiempo que sea necesario para llegar a este. ¿CÓMO SE CONSTRUYE? Cada Protocolo Familiar es redactado a la medida de cada Familia Empresaria. Existen dos límites en la posición que puede adoptar la Familia, el estrictamente Profesional, donde la Familia se adapta a las necesidades de la Empresa y el estrictamente Familiar en el que la Empresa se adapta a las necesidades de la Familia. Y una u otra tendrán más poder de decisión de acuerdo a donde se ubique la Familia Empresaria. Algunas ponen las decisiones más importantes en el Consejo de Familia y en otras estas las toma el Directorio.
No hay una posición correcta y una incorrecta, las dos on viables, la correcta es aquella donde cada familia se siente más a gusto. En medio de estos dos límites cada Familia Empresaria se ubica donde se siente más cómoda. El documento se construye, generalmente, con un Prólogo, donde se define el alcance, quien participa, el objetivo, la visión de la Empresa y de la Fami s que tienen y los que se 3 comprometen a desarrolla tienen y los que se comprometen a desarrollar. Se soporta en cuatro pilares fundamentales: a. – El trabajo de los familiares en la Empresa: como elegimos a los familiares que vayan a trabajar en a empresa? tenemos obligación de darle trabajo a todos? están todos obligados a trabajar en la Empresa? , pueden trabajar los familiares politicos? , que requisitos deben cumplir los familiares que quieran trabajar en empresa? como evaluamos a los familiares que trabajan? Quien los evalúa? , que hacemos si alguno no cumple con las expectativas? , quien despide al familiar que no cumple o se alinea con los valores familiares? b. – Los órganos de gobierno: Como vamos a gobernar la empresa? , cuantos directores en el directorio? Quien los nombra? Requisitos para ser director? Cada cuanto se reúnen los socios, los directores y los gerentes? Que información imprescindible deben manejar los socios?
Que derechos tienen los accionistas? Que obligaciones? Responsabilidades de los directores, de los gerentes, de los socios. Como gobernamos la familia? Quien organiza la Asamblea Familiar? Quienes participan? Cuantos consejeros familiares, titulares y suplentes? Responsabilidades del Consejo de familia, Cada cuanto se reúnen? c. – La propiedad: Quienes deben tener acciones de la empresa? Queremos mantener la empresa siempre en manos de la familia? Podemos venderla? Que hacemos si alguien quiere vender sus acciones? Quienes tienen la prioridad de compra de acciones? Como aseguramos el equilibrio de poder entre las distintas ramas familiares? Como evaluamos la empresa?
Como enfrentamos el conflicto entre entre las distintas ramas familiares? Como evaluamos la empresa? Como enfrentamos el conflicto entre los socios que trabajan y los que no trabajan? Como aseguramos la liquidez de los socios que no trabajan? Como aseguramos la reinversión necesaria? Como aseguramos el nivel de Vida de los fundadores cuando se retiren? Constituimos un fondo de contingencia? Que monto? Quien lo administra? d. – La sucesión: Hasta que edad los familiares pueden ocupar puestos de gestión? Hasta que edad puestos de dirección? Como elegimos a los sucesores? Cuanto tiempo deben trabajar juntos? Como evaluamos a los sucesores? Quien los evalúa? Plan de contingencia ante imprevistos en la sucesión.
Cada familia se planteará sus propias preguntas, decidirá que puntos regular y cuales no, cuales quedarán en firme en esta generación y cuales se pondrán en marcha en la próxima generaclón. ¿COMO SEGUIMOS? una vez redactado el documento que regulará las relaciones ntre la Empresa Familiar y la Familia Empresaria el proceso no culmina, comienza. La experiencia nos dice que los más dificil es la implantación de este reglamento, hay que generar nuevos hábitos de comportamiento, hay que respetar reglas nuevas, que nos hacen democratizar la información, por lo tanto el poder, esto genera algunas resistencias. Deben obligarse a cumplirlo y ayudarse a respetarlo, es la única manera de gestionar a la Familia Empresaria para que disfrute de ese tesoro escondido en su estructura y lo vayan legando de generacion en generacion. 5
